Boekhouden: les 7 van 8, Boekhouden als zzp'er
Boekhouden zzp: wat houd je als zzp'er bij?
Wie als zzp'er begint, vraagt zich snel af: wat moet ik nu eigenlijk bijhouden? In deze les lees je wat je bewaart, wat op een factuur hoort en hoe je privé en zakelijk uit elkaar houdt. Zo wordt boekhouden als zzp'er overzichtelijk.
Wat moet een zzp'er bijhouden?
Je houdt alles bij waaruit blijkt wat je verdient en uitgeeft:
- Verkoopfacturen die je aan klanten stuurt.
- Inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke aankopen.
- Bankafschriften van je zakelijke rekening.
- Je btw-overzichten en aangiftes uit les 6.
Soms komt er meer bij, zoals een kilometerregistratie of een urenregistratie. Wat voor jou geldt, staat op belastingdienst.nl.
Wat staat er op een factuur?
Een factuur moet aan een aantal eisen voldoen. Dit staat er meestal op:
- De datum en een uniek factuurnummer.
- Jouw naam, adres en btw-nummer, en de naam en het adres van je klant.
- Een omschrijving van wat je hebt geleverd.
- Het bedrag zonder btw, het btw-percentage, het btw-bedrag en het totaal.
De volledige en actuele eisen vind je op belastingdienst.nl.
Bewaren: hoe lang en hoe?
Je bewaart je administratie in de regel 7 jaar. Voor sommige gegevens geldt een langere termijn. Je mag veel stukken digitaal bewaren, als ze goed leesbaar en compleet zijn. Een bonnetje op thermisch papier vervaagt na een tijd. Maak er daarom direct een foto of scan van.
Privé en zakelijk uit elkaar houden
Gebruik het liefst een aparte zakelijke bankrekening. Dan zie je meteen welke betalingen bij je bedrijf horen. Neem je geld uit je bedrijf voor jezelf, dan zijn dat geen kosten. Je boekt het op de rekening Privé, een rekening binnen je eigen vermogen. Neem je bijvoorbeeld 1.000 euro op voor jezelf?
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| 3100 Privé | 1.000 | |
| 1100 Bank | 1.000 |
Betaal je een zakelijke aankoop van 50 euro met je privépas? Dan boek je Kantoorkosten 50 debet en Privé 50 credit.
Boekhouden als zzp'er: een boekhoudpakket kiezen
Een boekhoudpakket neemt veel werk uit handen. Let op deze vragen:
- Kan het facturen maken en versturen?
- Kan het je bank koppelen en bonnetjes scannen?
- Maakt het een overzicht voor je btw-aangifte?
- Kun je je gegevens later meenemen als je overstapt?
Tip: probeer een pakket eerst met een proefperiode. Pas je rekeningschema uit les 3 aan als het standaardschema te groot is.
Let op: de regels voor administratie en bewaren kunnen veranderen. Lees het actuele voorschrift op belastingdienst.nl. Bij twijfel helpt een boekhouder.
Probeer het zelf
Schrijf vijf dingen op die je het afgelopen halfjaar hebt gekocht. Bepaal bij elk: is het zakelijk of privé? Heb je er een factuur of bonnetje van? Waar bewaar je dat? Zo zie je meteen waar je administratie nog gaten heeft.
Onthoud
- Bewaar verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnetjes, bankafschriften en btw-overzichten.
- De bewaarplicht is in de regel 7 jaar.
- Maak van een vervagend bonnetje direct een foto of scan.
- Geld dat je voor jezelf opneemt, boek je op Privé en niet als kosten.
Je neemt 500 euro op voor jezelf. Waar boek je dat?
Op de rekening Privé (debet), niet als kosten. Bank gaat 500 credit.
Noem twee dingen die op een factuur horen.
Bijvoorbeeld een uniek factuurnummer en het btw-bedrag. Ook de datum en de omschrijving horen erop.
Wat doe je met een bonnetje dat gaat vervagen?
Maak er meteen een foto of scan van en bewaar die bij je administratie.
Veelgestelde vragen
Moet een zzp'er een boekhouding bijhouden?
Ja. Als ondernemer houd je een administratie bij waaruit je inkomsten en uitgaven zijn af te leiden. Welke regels voor jouw situatie gelden, lees je op belastingdienst.nl.
Hoe lang moet een zzp'er zijn administratie bewaren?
In de regel 7 jaar. Voor sommige gegevens geldt een langere termijn. Kijk voor de actuele regels op belastingdienst.nl.
Heb ik een aparte zakelijke bankrekening nodig?
Het is de makkelijkste manier om privé en zakelijk gescheiden te houden. Je ziet dan in één oogopslag welke betalingen bij je bedrijf horen. Of het voor jouw rechtsvorm verplicht is, zoek je op bij de Belastingdienst of de KvK.
Welk boekhoudprogramma is het beste voor een zzp'er?
Dat hangt af van wat je nodig hebt. Let op functies als facturen maken, koppeling met je bank, bonnetjes scannen en een overzicht voor de btw-aangifte. Probeer er liefst een paar uit voordat je kiest.