Btw aangifte doen: zo werkt het, stap voor stap

Btw aangifte doen lijkt ingewikkeld, maar het komt neer op één som: de btw die je van klanten hebt gekregen min de btw die je zelf hebt betaald. Het verschil gaat naar de Belastingdienst.

Wat is btw?

Btw betekent belasting over de toegevoegde waarde. Een klant betaalt btw bovenop de prijs. Jij als ondernemer bent de tussenpersoon: je int de btw en draagt die af aan de Belastingdienst. Dat geld is dus niet van jou. Er zijn drie tarieven:

Welk tarief voor jouw product of dienst geldt, zoek je op bij de Belastingdienst.

Omzetbelasting en voorbelasting

Officieel is omzetbelasting de naam van de hele belasting, dus van btw. In de praktijk noem je de btw die jij op je verkoopfacturen aan klanten rekent de omzetbelasting. De btw die jij betaalt op je inkoopfacturen, heet voorbelasting. Die mag je meestal alleen verrekenen bij uitgaven voor je bedrijf, niet bij privé-uitgaven. Voor je aangifte reken je zo:

Een voorbeeld over één kwartaal. Sanne factureert 6.000 euro aan klanten en heeft 1.500 euro aan kosten, beide zonder btw. Alles valt in het hoge tarief van 21 procent.

Is de voorbelasting hoger dan de omzetbelasting, dan krijg je het verschil terug. Factureert Sanne in een rustig kwartaal maar 2.000 euro en koopt ze dure apparatuur van 5.000 euro, dan is de omzetbelasting 420 euro en de voorbelasting 1.050 euro. Ze krijgt dan 630 euro terug.

Btw aangifte doen in vijf stappen

1. Verzamel alle verkoopfacturen en inkoopfacturen van het tijdvak. Dat is de periode waarover je aangifte doet, bijvoorbeeld een kwartaal.
2. Tel de omzet en de btw op je verkoopfacturen op, per tarief.
3. Tel de btw op je inkoopfacturen op. Dat is je voorbelasting.
4. Log in bij de Belastingdienst met DigiD of eHerkenning en vul de aangifte in. De omzet bij 21 procent komt meestal in rubriek 1a (een invulvak), bij 9 procent in rubriek 1b. De voorbelasting komt in rubriek 5b. Het formulier rekent zelf het verschil uit.
5. Dien de aangifte in en betaal op tijd. Bewaar je overzicht bij je administratie.

Een boekhoudpakket maakt dit overzicht meestal voor je, uit de rekeningen Te betalen btw en Te vorderen btw in je grootboek. Die vul je met journaalposten.

Periode en termijn

Veel kleine ondernemers doen hun aangifte per kwartaal. De Belastingdienst laat je weten welk tijdvak voor jou geldt. Aangifte en betaling moeten meestal uiterlijk aan het einde van de maand na het tijdvak klaar zijn. Voor januari tot en met maart is dat dus eind april. Meestal telt de datum van de factuur, niet de datum van betaling. Ben je te laat, dan kun je een boete krijgen. Zet het btw-geld daarom apart op een spaarrekening.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Hele kleine ondernemers kunnen kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw aan klanten en doet in de regel geen btw-aangifte. Je mag dan ook geen voorbelasting terugvragen. Of dit bij jou past en aan welke voorwaarden je moet voldoen, lees je op belastingdienst.nl. Je moet je er zelf voor aanmelden.