Projectmanagement: les 5 van 9, Een Gantt-chart maken
Gantt chart maken: zo plan je je project in balken
Een Gantt chart is de bekendste planning van projectmanagement. Je ziet in één blik wat wanneer gebeurt. In deze les leer je wat een Gantt chart is, hoe je er zelf een maakt en wat het kritieke pad betekent. We doen dat voor de open dag van Sportclub Het Veld.
Wat is een Gantt chart?
Een Gantt chart is een planning in de vorm van een tabel of schema. Links staan de taken onder elkaar. Bovenaan staat de tijd, bijvoorbeeld in weken. Voor elke taak zet je een balk in de weken waarin je eraan werkt. Hoe langer de balk, hoe langer de taak duurt. In het Nederlands heet dit ook wel een strokenplanning.
De naam komt van Henry Gantt, een Amerikaanse ingenieur die dit soort schema's aan het begin van de twintigste eeuw bekend maakte. Een Poolse onderzoeker, Karol Adamiecki, had al eerder een vergelijkbaar schema bedacht. Je kunt een Gantt chart tekenen op papier, in een tabel of in planningssoftware.
Zo maak je een Gantt chart
- Haal je taken uit je work breakdown structure. Gebruik de laagste niveaus.
- Schat de duur van elke taak, in dagen of weken.
- Bepaal de volgorde. Wat moet eerst af zijn voordat iets anders kan beginnen?
- Zet de balken in de juiste weken.
- Zet de mijlpalen erbij.
Afhankelijkheden
Een afhankelijkheid betekent: taak B kan pas beginnen als taak A klaar is. De flyer kan pas gedrukt worden als de flyer is ontworpen. De gangbaarste vorm heet einde-begin: het einde van A is het begin van B. Er zijn ook taken die tegelijk kunnen lopen, zoals vrijwilligers werven en materiaal regelen.
Voorbeeld: de Gantt chart van de open dag
De open dag duurt tien weken. Een "x" betekent dat er in die week aan de taak gewerkt wordt. Alles is bedacht.
| Taak | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 Plan van aanpak | x | x | ||||||||
| 2 Programma vaststellen | x | |||||||||
| 3 Flyer maken | x | |||||||||
| 4 Flyers verspreiden | x | x | x | |||||||
| 5 Vrijwilligers werven | x | x | x | |||||||
| 6 Materiaal en catering | x | x | ||||||||
| 7 Generale repetitie | x | |||||||||
| 8 Open dag | x | |||||||||
| 9 Evaluatie | x |
Je ziet dat taak 5 en 6 tegelijk met andere taken lopen. Taak 3 kan pas na taak 2, want de flyer toont het programma. Taak 7 kan pas als de flyers verspreid zijn en het materiaal er is.
Het kritieke pad in één alinea
Het kritieke pad is de langste keten van taken die op elkaar wachten. Die keten bepaalt hoe snel het hele project minimaal klaar kan zijn. Bij de open dag is dat: plan van aanpak, programma, flyer, flyers verspreiden, generale repetitie, open dag, evaluatie (taken 1, 2, 3, 4, 7, 8 en 9). Loopt een van die taken een week uit, dan schuift de hele open dag een week op. Taak 6 (materiaal en catering) heeft speling: die mag twee weken later klaar zijn zonder dat het project vertraagt. Taak 5 heeft één week speling. Let dus vooral op de taken op het kritieke pad.
Let op: een Gantt chart is een plan, geen zekerheid. Schattingen kloppen niet altijd en er komen onverwachte dingen tussendoor. Kijk daarom elke week naar je chart en pas hem aan. Bouw ook wat ruimte in. Over risico's lees je meer in les 7.
Probeer het zelf
- Pak je work breakdown structure uit les 4 en kies acht tot tien taken.
- Teken een tabel met je taken links en weken bovenaan.
- Zet een "x" in de weken waarin elke taak loopt. Let op de volgorde: wat moet eerst af?
- Kleur de taken die op elkaar wachten en bepaal je kritieke pad.
Onthoud
- Een Gantt chart toont taken als balken op een tijdlijn, ook strokenplanning genoemd.
- Je maakt hem met taken, duur en volgorde (afhankelijkheden).
- Het kritieke pad is de langste keten van taken die op elkaar wachten.
- Een vertraging op het kritieke pad vertraagt het hele project.
Check jezelf
Wat is een afhankelijkheid?
Taak B kan pas beginnen als taak A klaar is.
Wat gebeurt er als een taak op het kritieke pad een week uitloopt?
Het hele project loopt een week uit, tenzij je ergens tijd inhaalt.
Waar haal je de taken voor je Gantt chart vandaan?
Uit je work breakdown structure.
Veelgestelde vragen
Wat is een Gantt chart?
Een Gantt chart is een planning waarin je elke taak als balk op een tijdlijn zet. Je ziet in één oogopslag wanneer taken beginnen, hoe lang ze duren en welke samen lopen.
Waar komt de naam Gantt vandaan?
Van Henry Gantt, een Amerikaanse ingenieur die dit soort planning in de vroege twintigste eeuw bekend maakte. Een Poolse onderzoeker, Karol Adamiecki, had al eerder iets vergelijkbaars bedacht.
Wat is het kritieke pad?
Het kritieke pad is de langste keten van taken die op elkaar wachten. Die keten bepaalt hoe snel je project minimaal klaar kan zijn. Loopt een taak daarop uit, dan loopt het hele project uit.
Wat is strokenplanning?
Strokenplanning is een ander woord voor een planning met balkjes op een tijdlijn, zoals een Gantt chart. De naam komt van de stroken die je in een rij zet.