Projectmanagement: les 7 van 9, Kick-off, risico's en afsluiten
Kick off, risicoanalyse en project evaluatie
Een goed project begint met een heldere kick off, houdt risico's in de gaten en eindigt met een evaluatie. In deze les leer je een kick off te organiseren, een risicoanalyse te maken met kans maal gevolg en je project netjes af te sluiten. Je werkt weer met de open dag van Sportclub Het Veld.
De kick off: de startbijeenkomst
Een kick off is de eerste bijeenkomst van je project. Alle betrokkenen komen bij elkaar: het team en, als het kan, de opdrachtgever. Het doel is dat iedereen dezelfde start heeft. Een vaste regel bestaat niet, maar dit is een gangbare agenda:
- 1WelkomWelkom en kennismaken
- 2Aanleiding en doelUit het plan van aanpak
- 3Resultaat en afbakeningWat doen we wel en niet?
- 4Planning en mijlpalenZie de Gantt-chart
- 5Wie doet watDe RACI-matrix
- 6AfsprakenHoe vaak overleggen we?
- 7Vragen en afsluitingSluit de bijeenkomst af
- Welkom en kennismaken.
- Aanleiding en doel van het project (uit het plan van aanpak).
- Het resultaat en de afbakening: wat doen we wel en niet?
- De planning en de mijlpalen (zie de Gantt-chart).
- Wie doet wat: de RACI-matrix.
- Afspraken: hoe vaak overleggen we, hoe houden we elkaar op de hoogte?
- Vragen en afsluiting.
Lotte houdt de kick off van de open dag aan het eind van week 2, zodra het bestuur het plan heeft goedgekeurd. Een uur is genoeg.
Risicoanalyse: wat kan er misgaan?
Een risico is iets wat kan gebeuren en het project schade doet. Je weet nooit zeker of het gebeurt, dus je schat in. Daarvoor kijk je naar twee dingen: de kans dat het gebeurt, en het gevolg als het gebeurt. Vermenigvuldig die twee en je krijgt een score: kans maal gevolg. Een hoge score betekent: dit verdient je aandacht.
De schaal kies je zelf. Wij gebruiken 1 (laag), 2 (middel) en 3 (hoog). Er bestaan ook schalen van 1 tot 5. Een inschatting blijft subjectief, dus bespreek hem met je team.
| Risico | Kans | Gevolg | Score | Maatregel |
|---|---|---|---|---|
| Regen op de open dag | 2 | 2 | 4 | Plan B met activiteiten in de zaal |
| Te weinig vrijwilligers | 2 | 3 | 6 | Vroeg werven en een reservelijst |
| Te weinig bezoekers | 2 | 3 | 6 | Flyers en berichten eerder uitsturen |
| Hoofdtrainer valt uit | 1 | 3 | 3 | Een tweede trainer kent het programma |
| Flyers te laat bij de drukker | 1 | 2 | 2 | Accepteren: de score is laag, we letten er wel op |
Soorten maatregelen
Er zijn vier klassieke manieren om met een risico om te gaan:
- Vermijden: je doet iets anders, zodat het risico verdwijnt. Je houdt de open dag helemaal binnen en regen is geen risico meer.
- Verkleinen: je verlaagt de kans of het gevolg. Een reservelijst met vrijwilligers.
- Overdragen: je legt het bij iemand anders. De catering laat je door een bakker regelen.
- Accepteren: je neemt het risico bewust, omdat de score laag is. Wel weet je wat je doet als het gebeurt.
Leg risico's vast in een tabel zoals hierboven, zet er een eigenaar bij en kijk er elke week naar.
Voortgang bewaken
Tijdens het project loop je elke week drie dingen langs: lopen we op schema (Gantt-chart), houden we ons aan het budget en zijn er nieuwe risico's? Zo zie je problemen vroeg. Zie ook les 1 over de fase bewaken.
Afsluiten en evalueren
Een project is pas klaar als het is afgesloten. Dat bestaat uit het overdragen van het resultaat, het afhandelen van de laatste zaken en een evaluatie. Bij een evaluatie kijk je terug met je team en je opdrachtgever. Gangbare vragen:
- Is het doel bereikt?
- Wat ging goed en wat kon beter?
- Hoe was de samenwerking, en wat leren we over tijd, geld en kwaliteit?
- Wat nemen we mee naar een volgend project (lessons learned)?
Schrijf de antwoorden op. Een project dat niet wordt geëvalueerd, maakt dezelfde fouten opnieuw. Vergeet de bedankjes niet.
Let op: een risicoanalyse geeft geen zekerheid. Het geeft je een beter beeld, geen garantie dat niets misgaat.
Probeer het zelf
- Schrijf vijf risico's voor je eigen project op.
- Geef elk risico een kans en een gevolg van 1 tot 3 en vermenigvuldig.
- Bedenk bij de twee hoogste scores een maatregel en zeg welke soort het is.
- Schrijf drie punten voor de agenda van je kick off en drie vragen voor je evaluatie.
Onthoud
- Een kick off is de startbijeenkomst waarin iedereen doel, rol en planning leert kennen.
- Risico is kans maal gevolg. Pak de hoogste scores het eerst aan.
- Maatregelen: vermijden, verkleinen, overdragen, accepteren.
- Sluit af met een evaluatie en schrijf de lessen op.
Check jezelf
Hoe bereken je de score van een risico?
Kans maal gevolg.
Je regelt een reservelijst met vrijwilligers. Welke maatregel is dat?
Verkleinen: je verlaagt het gevolg van een tekort.
Waarom evalueer je een project?
Om te leren wat goed ging en wat beter kan, zodat je dat meeneemt naar een volgend project.
Veelgestelde vragen
Wat is een kick off in een project?
Een kick off is de startbijeenkomst van een project. Alle betrokkenen horen wat het doel is, wat ieders rol is en hoe jullie samenwerken. Zo begint iedereen met hetzelfde beeld.
Hoe doe je een risicoanalyse in een project?
Je schrijft op wat er mis kan gaan, schat per risico de kans en het gevolg in en vermenigvuldigt die. Voor de hoogste scores bedenk je een maatregel. Je legt dit vast in een risicotabel.
Wat zijn de soorten maatregelen bij een risico?
Vier klassieke manieren: vermijden, verkleinen, overdragen en accepteren.
Wat is een projectevaluatie?
Een projectevaluatie is een terugblik na afloop: is het doel bereikt, wat ging goed, wat kan beter en wat leren we voor een volgend project.