Projectmanagement: les 1 van 9, Wat is projectmanagement?
Wat is projectmanagement? Een eerste uitleg voor beginners
Moet je voor het eerst een project leiden? Dan is dit de plek om te beginnen. In deze les leer je wat projectmanagement is, wat een project is, welke projectfasen er zijn en hoe tijd, geld en kwaliteit met elkaar samenhangen.
Wat is een project en wat is projectmanagement?
Een project is een klus met drie kenmerken:
- Het is tijdelijk: er is een begin en een eind.
- Het levert iets nieuws op, een eigen resultaat.
- Je hebt maar beperkt tijd, geld en mensen.
Elke week de administratie doen is geen project, dat is routine. Een nieuwe website bouwen of een open dag organiseren is dat wel. Projectmanagement is het aansturen van zo'n klus, zodat het gewenste resultaat er komt. De persoon die dat doet, heet de projectleider.
Ons voorbeeldproject: een open dag
In alle lessen gebruiken we hetzelfde voorbeeld, zodat je elke techniek op één project ziet. Het is bedacht, het bestaat niet echt. Sportclub Het Veld wil meer jeugdleden. Het bestuur vraagt Lotte, een vrijwilliger, om over tien weken een open dag te organiseren. Lotte is dus de projectleider. Het bestuur is de opdrachtgever: de partij die het project wil en betaalt.
De projectfasen
Een project verloopt in fasen, stappen die op elkaar volgen. Er bestaan meerdere indelingen. Veel gebruikt is deze met vijf stappen:
- 1StartenBepalen wat het project oplevert
- 2PlannenHoe, wanneer en met wie
- 3UitvoerenHet werk doen
- 4BewakenControleren of het goed gaat
- 5AfsluitenOpleveren en leren
| Fase | Wat doe je? | Bij de open dag |
|---|---|---|
| Starten | Bepalen wat het project moet opleveren | Het bestuur geeft Lotte de opdracht |
| Plannen | Bedenken hoe, wanneer en met wie | Lotte schrijft een plan van aanpak |
| Uitvoeren | Het werk doen | Flyers, vrijwilligers, programma |
| Bewaken | Controleren of het nog goed gaat | Elke week een korte check |
| Afsluiten | Opleveren en leren | De open dag zelf en een evaluatie |
Bewaken loopt in de praktijk door de andere fasen heen. De namen van de fasen verschillen per organisatie, het idee is overal hetzelfde: eerst nadenken, dan doen, dan afsluiten.
Tijd, geld en kwaliteit: de projectdriehoek
Elk project heeft drie spanningen. Er is een deadline (tijd), een budget (geld) en een gewenst resultaat (kwaliteit of omvang: hoeveel en hoe goed). Samen heet dit de projectdriehoek of ijzeren driehoek. Ze hangen met elkaar samen. Wil je meer activiteiten op de open dag (omvang), dan kost dat meestal meer tijd of meer geld. Is de datum vast, dan moet je kiezen: minder programma of een hoger budget.
Tip: er is een bekende vuistregel: "goed, snel, goedkoop, kies er twee". Het is geen wet, maar het helpt om met je opdrachtgever te praten. Vraag aan het begin: wat is het belangrijkst, de datum, het budget of het resultaat?
Wat doet een projectleider?
Een projectleider doet niet al het werk zelf. Hij of zij zorgt dat het werk gedaan wordt: afspraken maken, de planning bewaken, problemen vroeg zien en iedereen op de hoogte houden. Dat leer je in de komende lessen.
Methodes en examens van anderen
Je hoort vast termen als waterval, agile, Scrum en Kanban. Dat zijn manieren van werken, we leggen ze uit in les 8 en les 9. Daarnaast bestaan er methodes en examens van andere organisaties, zoals PRINCE2, IPMA en PMP. PRINCE2 is een methode die uit de Britse overheid komt. IPMA is een internationale vereniging die niveaus van certificering kent. PMP is een certificering van het Project Management Institute.
Let op: deze cursus leidt niet op voor PRINCE2, IPMA, PMP of een examen voor Scrum. Ons certificaat is een bewijs van deelname en staat niet gelijk aan die certificeringen. Wil je zo'n examen doen, kijk dan op de website van de organisatie zelf voor de actuele eisen.
Probeer het zelf
- Kies een eigen project, groot of klein, bijvoorbeeld een verjaardag, een verhuizing of een klus op het werk. Het mag ook het bedachte voorbeeld zijn.
- Schrijf op papier: wat is het begin, wat is het eind en wat levert het op?
- Schrijf bij de projectdriehoek op wat voor jouw project het belangrijkste is: de datum, het budget of het resultaat.
- Deze keuze gebruik je in de volgende lessen. Bewaar het papier.
Onthoud
- Een project is tijdelijk, levert iets nieuws op en heeft beperkte tijd, geld en mensen.
- Veelgebruikte fasen: starten, plannen, uitvoeren, bewaken en afsluiten.
- De projectdriehoek: tijd, geld en kwaliteit beïnvloeden elkaar.
- PRINCE2, IPMA en PMP zijn methodes en examens van anderen, deze cursus leidt er niet voor op.
Check jezelf
Waarom is elke week de administratie doen geen project?
Omdat het doorlopend is en zich herhaalt. Een project heeft een begin en een eind en levert iets nieuws op.
Wat zijn de drie hoeken van de projectdriehoek?
Tijd, geld en kwaliteit (of omvang).
Is het certificaat van deze cursus gelijk aan PRINCE2 of PMP?
Nee. Het is een bewijs van deelname en geen officieel erkende certificering.
Veelgestelde vragen
Wat is projectmanagement?
Projectmanagement is het aansturen van een project: een tijdelijke klus met een eigen doel. Je zorgt dat het resultaat er komt, binnen de afgesproken tijd, het budget en de gewenste kwaliteit.
Wat is het verschil tussen een project en gewoon werk?
Gewoon werk is doorlopend en herhaalt zich, zoals elke week de administratie doen. Een project heeft een begin en een eind en levert iets nieuws op, zoals een nieuwe website of een verhuizing.
Wat zijn de projectfasen?
Er bestaan verschillende indelingen. Een veelgebruikte indeling heeft vijf stappen: starten, plannen, uitvoeren, bewaken en afsluiten. Organisaties gebruiken soms andere namen.
Wat is de projectdriehoek?
De projectdriehoek, ook wel ijzeren driehoek, laat zien dat tijd, geld en kwaliteit (of omvang) elkaar beïnvloeden. Verander je er één, dan raakt dat meestal ook de andere twee.