Projectmanagement: les 4 van 9, Work breakdown structure en mijlpalen
Work breakdown structure maken: je project opknippen
Een groot project voelt al snel als een berg. Met een work breakdown structure, afgekort WBS, knip je die berg op in kleine stukken die je kunt aanpakken. In deze les leer je hoe je een WBS maakt en hoe je mijlpalen kiest, aan de hand van onze open dag.
Wat is een work breakdown structure?
Een work breakdown structure (Nederlands: werkverdelingsstructuur) is een opdeling van je project in steeds kleinere onderdelen. Je begint met het eindresultaat bovenaan. Daaronder zet je de grote deelresultaten. Daaronder de kleinere onderdelen, tot je bij taken uitkomt die één persoon in een overzienbare tijd kan doen. Het onderste niveau heet vaak een werkpakket: iets waarvan je tijd en kosten kunt schatten. Je plant dit daarna in een Gantt-chart.
De twee belangrijkste regels
1. Denk in resultaten, niet in activiteiten. Een WBS is gericht op wat je oplevert. Schrijf dus "flyer" en niet "flyer bedenken en praten met de drukker". De activiteiten haal je later uit de resultaten. Zo vergeet je minder.
2. De 100%-regel. Alle onderdelen samen vormen precies het hele project. Er mag niets ontbreken en niets dubbel staan. Hetzelfde geldt per onderdeel: de stukjes onder "Promotie" vormen samen alles wat bij promotie hoort.
Let op: er bestaan vuistregels over hoe klein een werkpakket moet zijn, bijvoorbeeld een maximum aantal werkuren. Die verschillen per organisatie. Kies voor jezelf iets wat werkt, bijvoorbeeld: een taak past in één tot twee weken.
Voorbeeld: de WBS van de open dag
Lotte knipt de open dag op in zes deelresultaten. Je ziet de WBS als geneste lijst, met nummers zodat je ze makkelijk kunt noemen. Alles is bedacht.
- 1 Open dag Sportclub Het Veld
- 1.1 Plan en afspraken: 1.1.1 plan van aanpak goedgekeurd, 1.1.2 draaiboek (het schema van de dag)
- 1.2 Programma: 1.2.1 schema met proeflessen, 1.2.2 rondleiding, 1.2.3 activiteit voor de kleinsten
- 1.3 Promotie: 1.3.1 flyer, 1.3.2 bericht op sociale media, 1.3.3 aanmeldformulier
- 1.4 Vrijwilligers: 1.4.1 rooster, 1.4.2 briefing
- 1.5 Materiaal en catering: 1.5.1 sportmateriaal klaarzetten, 1.5.2 drinken en een hapje
- 1.6 Afronding: 1.6.1 evaluatie, 1.6.2 bedankjes
Controleer met de 100%-regel: staat er iets dat bij de open dag hoort maar nergens in? Een kassa of een EHBO-koffer, bijvoorbeeld? Dan ontbreekt er iets en voeg je het toe onder 1.5. Dat is de grote kracht van een WBS: je ziet gaten voordat ze problemen worden.
Mijlpalen kiezen
Een mijlpaal is een belangrijk punt of moment in je project. Het is dus geen taak: een mijlpaal heeft zelf geen duur. Het woord komt van de stenen langs de weg die de afstand aangaven. Goede mijlpalen zijn dingen die je kunt afvinken, zoals een goedkeuring, een oplevering of een start. Je gebruikt ze om te zien of je op schema ligt.
Mijlpalen van de open dag:
- 1Plan goedgekeurdDoor het bestuur, einde week 2
- 2Programma vastgesteldEinde week 3
- 3Flyers verspreidEinde week 7
- 4Open dag gehoudenWeek 9
- Plan van aanpak goedgekeurd door het bestuur (einde week 2)
- Programma vastgesteld (einde week 3)
- Flyers zijn verspreid (einde week 7)
- Open dag gehouden (week 9)
Pas op voor schijnzekerheid. Een mijlpaal kan gehaald zijn terwijl er ondertussen werk blijft liggen dat niet bij die mijlpaal hoort. Kijk dus ook naar de rest van de taken.
Tip: werk met plakbriefjes. Schrijf elk deelresultaat op een briefje, hang ze op een muur en laat je team ontbrekende briefjes aanvullen. Je ziet in een uur wat in je hoofd weken kost.
Probeer het zelf
- Zet je project bovenaan een blad.
- Schrijf vijf tot acht deelresultaten eronder, in zelfstandige naamwoorden: een flyer, een rooster.
- Knip elk deelresultaat op in twee tot vier kleinere onderdelen en geef ze nummers.
- Controleer de 100%-regel: ontbreekt er iets of staat iets dubbel?
- Kies drie tot vier mijlpalen en zet een week erbij.
Onthoud
- Een WBS knipt je project op in deelresultaten, tot taken die je kunt plannen.
- Denk in resultaten, niet in activiteiten.
- 100%-regel: alles samen is het hele project, zonder gaten en zonder overlap.
- Een mijlpaal is een belangrijk moment, geen taak, en kost zelf geen tijd.
Check jezelf
Wat betekent de 100%-regel?
De onderdelen samen vormen precies het hele project: niets ontbreekt en niets staat dubbel.
Is "flyer drukken" een resultaat of een activiteit?
Een activiteit. Het resultaat is "flyer". Een WBS is gericht op resultaten.
Hoeveel tijd kost een mijlpaal zelf?
Geen. Het is een markering van een belangrijk moment.
Veelgestelde vragen
Wat is een work breakdown structure?
Een work breakdown structure (WBS) is een opdeling van je project in steeds kleinere onderdelen, tot je bij taken uitkomt die je kunt plannen en toewijzen. Het is een soort boomstructuur, vaak geschreven als geneste lijst.
Wat is de 100%-regel bij een WBS?
De onderdelen samen vormen precies het hele project, zonder iets te vergeten en zonder overlap. Ook de onderdelen onder één onderdeel vormen samen dat onderdeel.
Wat is een mijlpaal in een project?
Een mijlpaal is een belangrijk punt of moment in je planning, zoals een goedkeuring of een oplevering. Een mijlpaal zelf kost geen tijd, het is een markering.
Wat is het verschil tussen een WBS en een planning?
Een WBS laat zien wat er gedaan moet worden, een planning laat zien wanneer en door wie. Je maakt eerst de WBS en gebruikt hem daarna voor de planning.