Projectmanagement: les 3 van 9, Stakeholderanalyse
Stakeholderanalyse: zo breng je belanghebbenden in kaart
Een project doe je zelden alleen. Er zijn mensen die je nodig hebt, mensen die kunnen tegenwerken en mensen die gewoon willen weten wat er gebeurt. Met een stakeholderanalyse zet je ze op een rij en bepaal je hoe je met elk omgaat. In deze les maak je de bekende matrix van invloed en belang.
Wie zijn stakeholders?
Een stakeholder is een belanghebbende. Dat is iedereen die invloed heeft op je project, of door je project wordt geraakt. Een stakeholder kan een persoon zijn, maar ook een groep of een organisatie. Het zijn dus niet alleen mensen in je team. Denk aan de opdrachtgever, de gebruikers van het resultaat, leveranciers en buren.
Bij de open dag van Sportclub Het Veld zijn dit onder meer: het bestuur, de trainers, de ouders van jeugdleden, de buurtbewoners, de sponsor en de gemeente. Alles is bedacht. Een deel staat al in het plan van aanpak, maar wat doe je met ieder van hen?
De matrix invloed en belang
Je beoordeelt elke stakeholder op twee dingen:
- Invloed (ook wel macht): kan deze persoon het project laten slagen of mislukken?
- Belang: hoeveel merkt deze persoon van het project en hoeveel kan het hem of haar schelen?
Zet je die twee naast elkaar, dan krijg je vier vakken. Deze matrix wordt vaak gelinkt aan een onderzoeker die Mendelow heet. Je kunt de vakken ook andere namen geven. Dit is de gangbare indeling:
| Weinig belang | Veel belang | |
|---|---|---|
| Veel invloed | Tevreden houden | Nauw betrekken |
| Weinig invloed | Volgen | Op de hoogte houden |
Wat doe je per vak?
- Nauw betrekken (veel invloed, veel belang): overleg regelmatig en laat hen meebeslissen waar dat kan.
- Tevreden houden (veel invloed, weinig belang): ze volgen het project niet dagelijks, maar kunnen het wel stoppen. Informeer kort bij belangrijke momenten.
- Op de hoogte houden (weinig invloed, veel belang): stuur regelmatig een bericht en luister naar vragen.
- Volgen (weinig invloed, weinig belang): geen extra moeite, maar kijk af en toe of dat nog klopt.
Voorbeeld: de open dag
Lotte beoordeelt de stakeholders van de open dag. Het is een inschatting, geen exacte wetenschap.
| Stakeholder | Invloed | Belang | Aanpak |
|---|---|---|---|
| Bestuur (opdrachtgever) | Hoog | Hoog | Nauw betrekken: elke twee weken kort overleg |
| Hoofdtrainer Fatima | Hoog | Hoog | Nauw betrekken: zij bouwt het programma |
| Gemeente | Hoog | Laag | Tevreden houden: vooraf melden wat er gebeurt en navragen of er regels zijn |
| Ouders | Laag | Hoog | Op de hoogte houden: flyer en een bericht |
| Buurtbewoners | Laag | Laag | Volgen: een briefje in de bus op tijd |
Let op: ga niet alleen uit van jezelf. Een stakeholder met weinig invloed kan veel ophef maken, en iemand die nu weinig belang heeft kan dat later wel krijgen. Vraag bij twijfel aan je team of het klopt, en werk de tabel bij als er iets verandert.
Zo maak je zelf een stakeholderanalyse
- Schrijf alle belanghebbenden op, ook de minder voor de hand liggende.
- Geef elk invloed en belang: hoog of laag.
- Zet ze in de matrix.
- Schrijf per stakeholder wat je doet en wanneer.
Ook bij de RACI-matrix in les 6 gebruik je deze lijst weer.
Probeer het zelf
- Schrijf voor je eigen project minstens zes belanghebbenden op.
- Teken een vierkant met twee lijnen als kruis. Zet bovenaan weinig en veel belang, links weinig en veel invloed.
- Zet elke stakeholder in een vak.
- Schrijf bij de twee stakeholders in "nauw betrekken" op wat je deze week voor hen doet.
Onthoud
- Een stakeholder is iedereen die invloed heeft op je project of erdoor wordt geraakt.
- De matrix heeft twee assen: invloed en belang, met vier vakken.
- Veel invloed en veel belang: nauw betrekken. Veel invloed en weinig belang: tevreden houden.
- Weinig invloed en veel belang: op de hoogte houden. Weinig van beide: volgen.
Check jezelf
Wat doe je met een stakeholder met veel invloed en weinig belang?
Tevreden houden: informeer kort bij belangrijke momenten.
Zijn buren van het project ook stakeholders?
Ja, als zij door het project worden geraakt. Een stakeholder hoeft niet in je team te zitten.
Maak je een stakeholderanalyse één keer?
Nee. Je werkt hem bij als er iets verandert.
Veelgestelde vragen
Wat is een stakeholder?
Een stakeholder is een belanghebbende: iemand die invloed heeft op je project of erdoor wordt geraakt. Denk aan de opdrachtgever, het team, gebruikers, buren en leveranciers.
Wat is een stakeholderanalyse?
Een stakeholderanalyse is een overzicht van alle belanghebbenden, met per persoon of groep wat zij willen en hoeveel invloed zij hebben. Je gebruikt het om te bepalen hoe je met ieder omgaat.
Wat is de matrix van invloed en belang?
Een schema met twee assen: invloed (macht) en belang. Het levert vier vakken op: nauw betrekken, tevreden houden, op de hoogte houden en volgen. Het wordt vaak gelinkt aan de naam Mendelow.
Wanneer maak je een stakeholderanalyse?
Vroeg in het project, zodra je weet wat je gaat doen, en je werkt hem bij als er iets verandert. Het is geen eenmalig document.