Projectmanagement: les 6 van 9, De RACI-matrix
RACI matrix maken: wie doet wat in je project?
Wie doet dit? Wie beslist? Wie moet het weten? Een RACI matrix beantwoordt die vragen in één tabel. In deze les leer je wat de letters R, A, C en I betekenen, hoe je een RACI maakt voor de open dag van Sportclub Het Veld en welke fouten je het beste voorkomt.
Wat is een RACI matrix?
Een RACI matrix is een tabel waarin je vastlegt wie welke rol heeft bij elke taak. Op de rijen staan de taken, in de kolommen de personen of rollen. In elke cel zet je een letter, of laat je hem leeg als iemand er niets mee te maken heeft. Zo weet iedereen wat van hem of haar verwacht wordt en voorkom je dat taken blijven liggen. Vaak maak je hem na de stakeholderanalyse.
Waar staan R, A, C en I voor?
| Letter | Engels | Betekenis |
|---|---|---|
| R | Responsible | Voert de taak uit |
| A | Accountable | Is eindverantwoordelijk en beslist of het goed is |
| C | Consulted | Wordt geraadpleegd: denkt mee, in twee richtingen |
| I | Informed | Wordt geïnformeerd: krijgt bericht, in één richting |
Het verschil tussen C en I is makkelijk te onthouden. Een C vraag je eerst om mening, een I vertel je daarna wat er is besloten.
De regel van één A
De belangrijkste regel: per taak is er precies één A. Er moet dus altijd iemand eindverantwoordelijk zijn, en maar één. Eén A zorgt dat duidelijk is wie beslist en wie wordt aangesproken. Een taak heeft ook minstens één R. Mag dezelfde persoon A en R zijn? Ja, dat komt veel voor. Dan schrijf je "A/R" in die cel.
Voorbeeld: de RACI van de open dag
Lotte (projectleider), Mark (penningmeester), Fatima (hoofdtrainer), Sven (communicatie) en het bestuur. Alles is bedacht.
| Taak | Lotte | Mark | Fatima | Sven | Bestuur |
|---|---|---|---|---|---|
| Plan van aanpak schrijven | A/R | C | C | I | I |
| Plan van aanpak goedkeuren | C | I | I | I | A/R |
| Programma vaststellen | A | R | C | I | |
| Flyer maken en verspreiden | A | C | C | R | I |
| Budget bewaken | C | A/R | I | I | |
| Vrijwilligers werven | A | I | R | R | I |
| Evaluatie | A/R | C | C | C | I |
Controleer elke rij: staat er precies één A? Is er minstens één R? Bij "vrijwilligers werven" zijn Fatima en Sven allebei R: dat mag, er mogen meer mensen uitvoeren. Alleen de A is er maar één.
Veelgemaakte fouten
- Twee A's bij één taak. Dan weet niemand wie beslist.
- Geen A. De taak is van niemand en blijft liggen.
- Overal een C. Als iedereen mee mag denken, duurt alles lang. Kies echt wie je nodig hebt.
- Iedereen een I. Mensen raken overspoeld met berichten die ze niet nodig hebben.
- De matrix maken en nooit meer bekijken. Bespreek hem in je kick-off, zie les 7.
Tip: bestaat jouw team uit maar twee of drie mensen? Dan is een RACI ook handig. Gebruik rollen als het team groter is, zoals "trainer" of "penningmeester", zodat de matrix klopt als iemand vervangen wordt. Er bestaan varianten met extra letters. Voor het begin is RACI genoeg.
Probeer het zelf
- Kies vijf of zes taken uit je Gantt-chart van les 5.
- Teken een tabel: taken onder elkaar, personen of rollen in de kolommen.
- Zet bij elke taak eerst de A en dan de R. Vul daarna de C's en I's in.
- Controleer: één A per rij? Minstens één R? Niet te veel C's?
Onthoud
- R is Responsible (uitvoeren), A is Accountable (eindverantwoordelijk), C is Consulted (raadplegen), I is Informed (informeren).
- Per taak precies één A en minstens één R.
- A en R mogen dezelfde persoon zijn: schrijf A/R.
- Niet te veel C's en I's, anders wordt het onoverzichtelijk.
Check jezelf
Hoeveel A's mag een taak hebben?
Precies één.
Wat is het verschil tussen C en I?
Een C wordt geraadpleegd en denkt mee, in twee richtingen. Een I wordt alleen geïnformeerd, in één richting.
Mag dezelfde persoon A en R zijn bij één taak?
Ja, dan schrijf je A/R.
Veelgestelde vragen
Wat is een RACI matrix?
Een RACI matrix is een tabel die laat zien wie bij welke taak uitvoert, eindverantwoordelijk is, wordt geraadpleegd of alleen wordt geïnformeerd. De taken staan onder elkaar, de personen of rollen naast elkaar.
Waar staan R, A, C en I voor?
R is Responsible (voert uit), A is Accountable (eindverantwoordelijk), C is Consulted (wordt geraadpleegd) en I is Informed (wordt geïnformeerd).
Wat is het verschil tussen Responsible en Accountable?
Responsible doet het werk. Accountable is eindverantwoordelijk en beslist of het goed genoeg is. Per taak is er één Accountable. Soms is dat dezelfde persoon als de uitvoerder.
Waarom maar één A per taak?
Als twee mensen eindverantwoordelijk zijn, weet niemand wie het uiteindelijk moet beslissen of oplossen. Eén A voorkomt dat taken blijven liggen omdat iedereen denkt dat de ander het regelt.