Projectmanagement: les 2 van 9, Een plan van aanpak maken
Plan van aanpak maken: zo schrijf je een goed projectplan
Voordat je begint, schrijf je op wat je gaat doen. Dat document heet een plan van aanpak. In deze les leer je welke onderdelen erin staan, zie je een voorbeeld voor onze open dag en leer je een doel scherp formuleren. Een projectplan maken hoeft niet ingewikkeld te zijn.
Wat is een plan van aanpak?
Een plan van aanpak (afgekort PvA) is een kort document waarin de projectleider uitlegt hoe het project wordt aangepakt. Het dient drie doelen. Je dwingt jezelf na te denken voordat je begint. Je maakt een afspraak met je opdrachtgever. En je hebt later iets om op terug te vallen als mensen zich afvragen wat de bedoeling was. Je schrijft het in de fase plannen uit les 1.
De onderdelen van een plan van aanpak
Er is geen wettelijke vorm. Wel zie je in Nederland bijna overal dezelfde onderdelen. De volgorde en de namen verschillen per organisatie. Hieronder het plan van aanpak van Lotte voor de open dag van Sportclub Het Veld. Alles is bedacht.
- 1AanleidingWaarom dit project?
- 2DoelWat wil je bereiken?
- 3ResultaatWat lever je op?
- 4AfbakeningWat hoort er wel en niet bij?
- 5PlanningWie doet wat wanneer?
- 6BudgetWat mag het kosten?
- 7Risico'sWat kan misgaan?
- 8OrganisatieWie is opdrachtgever en team?
| Onderdeel | Wat staat erin? | Bij de open dag |
|---|---|---|
| Aanleiding | Waarom dit project? | De club heeft te weinig jeugdleden |
| Doel | Wat wil je bereiken? | Kinderen laten kennismaken met de sporten van de club |
| Resultaat | Wat lever je op? | Een open dag op zaterdag in week 9 met proeflessen |
| Afbakening | Wat hoort er wel en niet bij? | Wel: promotie, programma, vrijwilligers. Niet: nieuwe kleedkamers |
| Planning | Wie doet wat wanneer? | 10 weken, zie les 5 |
| Budget | Wat mag het kosten? | Bedacht bedrag van 1.200 euro |
| Risico's | Wat kan misgaan? | Regen, te weinig vrijwilligers, zie les 7 |
| Organisatie | Wie is opdrachtgever, projectleider, team? | Bestuur, Lotte, vier vrijwilligers |
Soms komen er onderdelen bij, zoals communicatie en kwaliteit. Voor een klein project is bovenstaande genoeg.
Je doel scherp formuleren
Het doel is het belangrijkste onderdeel. Een vaag doel levert discussie op. Een scherp doel kun je later controleren. Dat doe je door je doel meetbaar en tijdgebonden te maken. De bekende afkorting SMART helpt daarbij, er bestaan verschillende invullingen van de letters.
| Vaag | Scherp |
|---|---|
| We willen een leuke open dag | Op zaterdag in week 9 doen minstens 30 kinderen een proefles |
| We willen meer leden | Minstens 10 kinderen melden zich aan voor een proefperiode, binnen twee weken na de open dag |
De cijfers in het voorbeeld zijn bedacht. Kies voor jouw project cijfers die passen bij jouw situatie en bespreek ze met je opdrachtgever.
Tip: schrijf eerst het doel en de afbakening. Mensen vergeten de afbakening vaak, maar die voorkomt dat het project steeds groter wordt. Schrijf expliciet op wat er niet bij hoort.
Afbakening en goedkeuring
Laat het plan lezen en goedkeuren door de opdrachtgever voordat je verder gaat. Zo weet je dat jullie hetzelfde bedoelen. Wil je later iets veranderen aan doel, geld of datum, dan ga je terug naar de opdrachtgever. Denk aan de projectdriehoek: een wijziging in de ene hoek raakt de andere hoeken. Het plan van aanpak is ook het startpunt voor de volgende technieken, zoals de stakeholderanalyse en de work breakdown structure.
Probeer het zelf
Neem het project dat je in les 1 hebt gekozen en maak een plan van aanpak op één A4. Gebruik de tabel hierboven als sjabloon.
- Schrijf bij elk van de acht onderdelen één of twee zinnen.
- Herschrijf je doel zodat er een getal en een datum in staan.
- Schrijf bij afbakening minstens twee dingen op die er niet bij horen.
- Laat iemand het lezen en vraag: begrijp je wat ik wil bereiken?
Onthoud
- Een plan van aanpak legt vast wat je gaat doen, waarom, hoe, wanneer en voor welk budget.
- Gangbare onderdelen: aanleiding, doel, resultaat, afbakening, planning, budget, risico's en organisatie.
- Maak je doel meetbaar en tijdgebonden.
- Schrijf ook op wat er niet bij het project hoort.
Check jezelf
Waarom schrijf je een afbakening?
Om vast te leggen wat wel en niet bij het project hoort, zodat het project niet steeds groter wordt.
Is "we willen een leuke open dag" een scherp doel?
Nee. Het is niet meetbaar. Een scherp doel noemt een getal en een datum.
Wie keurt het plan van aanpak goed?
De opdrachtgever.
Veelgestelde vragen
Wat is een plan van aanpak?
Een plan van aanpak is een document waarin je vastlegt wat je gaat doen, waarom, hoe, wanneer en met welk budget. Het is de afspraak tussen de projectleider en de opdrachtgever.
Wat staat er in een plan van aanpak?
Meestal de aanleiding, het doel, het resultaat, de afbakening, de planning, het budget, de risico's en de organisatie. De volgorde en de namen verschillen per organisatie.
Wat is het verschil tussen een plan van aanpak en een projectplan?
In de praktijk worden beide woorden vaak voor hetzelfde document gebruikt. Sommige organisaties noemen het plan van aanpak de kortere versie. Vraag bij jouw organisatie hoe zij het noemen.
Hoe lang moet een plan van aanpak zijn?
Zo kort als kan. Voor een klein project past het vaak op één tot twee pagina's. Het gaat erom dat iedereen begrijpt wat de bedoeling is.