Timemanagement: les 2 van 8, De Eisenhower-matrix
De Eisenhower matrix: prioriteiten stellen in vier vakken
Wat moet je eerst doen als alles tegelijk lijkt te moeten? De Eisenhower matrix helpt je daarbij. Het is een eenvoudig rooster waarmee je prioriteiten stelt. In deze les leer je de vier kwadranten kennen en vul je je eigen matrix in.
Waar komt de Eisenhower matrix vandaan?
De naam verwijst naar Dwight D. Eisenhower, Amerikaans president en eerder legerleider. In 1954 vertelde hij in een toespraak dat hij twee soorten problemen heeft: de dringende en de belangrijke. Hij zei dat hij die gedachte aan iemand anders ontleende. Een rooster met vier vakken tekende hij zelf niet. Die vorm werd later bekend, onder meer door Stephen Covey in zijn boek over effectief werken.
Dringend is niet hetzelfde als belangrijk
Dit onderscheid is de kern van de methode.
- Dringend: het moet snel, vaak omdat iemand erop wacht of omdat er een deadline is.
- Belangrijk: het draagt bij aan wat jij of je werk echt wil bereiken.
Een telefoon die rinkelt is dringend. Een afspraak met je baas over je loopbaan is belangrijk. Soms is iets allebei. Vaak niet. Het gevaar is dat dringende dingen je aandacht opeisen, terwijl belangrijke dingen blijven liggen omdat ze niet piepen.
De vier kwadranten
Je zet twee lijnen op een vel papier: dringend of niet, belangrijk of niet. Zo ontstaan vier vakken, kwadranten genoemd.
| Kwadrant | Soort taak | Wat doe je? | Voorbeeld |
|---|---|---|---|
| 1 | Belangrijk en dringend | Meteen zelf doen | Een klacht van een klant die vandaag opgelost moet worden |
| 2 | Belangrijk, niet dringend | Plannen: kies een moment of einddatum | Je cv bijwerken, sporten, een cursus volgen |
| 3 | Dringend, niet belangrijk | Delegeren of kort afhandelen | Een vraag van een collega die ook iemand anders kan beantwoorden |
| 4 | Niet dringend, niet belangrijk | Schrappen | Eindeloos door je telefoon bladeren |
Delegeren betekent dat je de taak aan iemand anders geeft. Kan dat niet, dan kun je hem tenminste kort houden of nee zeggen. Hoe je dat doet leer je in les 8.
Kwadrant 2 is de belangrijkste
De meeste mensen blijven hangen in kwadrant 1 en 3: ze blussen branden. Kwadrant 2 wordt vergeten, omdat er geen deadline is die piept. Toch zit daar vaak wat het verschil maakt: je gezondheid, je ontwikkeling, je relaties en dingen waarmee je later minder haast hebt. Een taak uit kwadrant 2 kan een kwadrant 1 worden als je hem te lang laat liggen. Daarom plan je ze in je agenda, zoals je in les 6 ziet.
Tip: twijfel je of iets belangrijk is? Vraag jezelf af: brengt dit me dichter bij wat ik echt wil, bijvoorbeeld een van je SMART-doelen? Zo nee, dan staat het waarschijnlijk in kwadrant 3 of 4.
Een voorbeeld uit de week van Jeroen
Jeroen (uit les 1) heeft vandaag vijf dingen op zijn lijst. Zo deelt hij ze in:
- Verslag voor de baas, vrijdag klaar: kwadrant 1 (belangrijk en dringend), vandaag beginnen.
- Een cursus uitzoeken: kwadrant 2, hij plant donderdagmiddag een half uur.
- Een collega vraagt om een lijstje dat ook het secretariaat kan maken: kwadrant 3, hij geeft het door.
- Een nieuwsbrief opruimen: kwadrant 4, hij schrapt het.
- Bellen met de leverancier: dringend en belangrijk, kwadrant 1.
Let op: de indeling is jouw oordeel. Wat voor jou onbelangrijk is, kan voor een ander belangrijk zijn. Bespreek het met je leidinggevende als je twijfelt.
Probeer het zelf
- Teken een kruis op een vel papier zodat je vier vakken krijgt. Zet bovenaan "dringend" en "niet dringend", aan de zijkant "belangrijk" en "niet belangrijk".
- Schrijf alles op wat je deze week moet of wil doen. Gebruik eventueel je tijdlog uit les 1.
- Zet elke taak in een vak.
- Kies uit kwadrant 2 één taak en zet hem vandaag nog in je agenda.
Onthoud
- Dringend betekent dat het snel moet. Belangrijk betekent dat het bijdraagt aan wat je echt wil bereiken.
- Kwadrant 1: meteen doen. Kwadrant 2: plannen. Kwadrant 3: delegeren. Kwadrant 4: schrappen.
- De gedachte komt van Dwight Eisenhower, het rooster werd later bekend door Stephen Covey.
- Kwadrant 2 wordt het vaakst vergeten, maar is vaak het belangrijkst.
Check jezelf
Wat doe je met een taak die belangrijk is maar niet dringend?
Je plant hem in: je kiest een moment of einddatum en doet hem zelf.
In welk kwadrant staat een taak die dringend is maar niet belangrijk?
Kwadrant 3. Je geeft de taak aan iemand anders of houdt hem kort.
Waarom blijft kwadrant 2 vaak liggen?
Omdat er geen deadline is die je aandacht trekt, terwijl de taken wel belangrijk zijn.
Veelgestelde vragen
Wat is de Eisenhower matrix?
De Eisenhower matrix is een rooster met vier vakken waarin je taken indeelt op dringend en belangrijk. Per vak weet je wat je ermee doet: meteen doen, plannen, delegeren of schrappen.
Wat is het verschil tussen dringend en belangrijk?
Dringend betekent dat het snel moet, vaak omdat iemand erop wacht. Belangrijk betekent dat het bijdraagt aan wat jij of je werk echt wil bereiken. Iets kan dringend zijn zonder belangrijk te zijn, en andersom.
Wat doe je met taken in kwadrant 3?
Dat zijn taken die dringend lijken maar niet belangrijk zijn voor jou. Als het kan, geef je ze aan iemand anders (delegeren) of je houdt ze zo kort mogelijk.
Komt de Eisenhower matrix echt van Eisenhower?
De gedachte komt uit een toespraak van Dwight Eisenhower uit 1954 over dringende en belangrijke problemen. Het rooster met vier vakken is later bekend geworden, onder meer door Stephen Covey.