Timemanagement: les 6 van 8, Planning maken
Planning maken: een week en dag die klopt
Een lijst vertelt je wat je moet doen, een planning vertelt je wanneer. In deze les leer je een weekplanning en een dagplanning maken. Ook leer je timeboxing en time blocking kennen en laat je ruimte over voor het onverwachte.
Waarom plannen?
Een taak zonder moment blijft liggen. Staat hij in je agenda, dan heeft hij een plek en weet je dat je er tijd voor hebt. Plannen is ook controleren of alles wat je wilt wel past. Vaak blijkt van niet: een dag heeft maar zoveel uren. Dan kies je bewust wat blijft en wat niet, bijvoorbeeld met de Eisenhower-matrix.
Weekplanning maken
Doe dit op een vast moment, bijvoorbeeld vrijdagmiddag of zondagavond. Neem er een half uur voor.
- Kijk terug op de week die achter je ligt: wat is af, wat niet?
- Schrijf op wat volgende week echt moet gebeuren. Gebruik je to-do-lijst en je doelen.
- Zet vaste afspraken in je agenda.
- Reserveer tijd voor je belangrijkste taken, ook die uit kwadrant 2.
- Laat ruimte vrij. Plan nooit elke minuut.
Dagplanning maken
Een dagplanning is korter: kies aan het eind van de vorige dag of 's ochtends drie belangrijke taken. Zet die in je agenda op het moment waarop jij het beste kunt werken. Heb je 's ochtends de meeste energie, plan dan daar je zwaarste taak. De kleine klusjes passen daarna.
Timeboxing en time blocking
Twee woorden die vaak door elkaar worden gebruikt:
- Time blocking: je deelt je dag op in blokken en geeft elk blok een soort werk. Bijvoorbeeld: 9.00 tot 11.00 uur schrijven, 11.00 tot 11.30 uur mail.
- Timeboxing: je geeft een taak vooraf een maximale tijd, bijvoorbeeld "dit verslag mag drie uur kosten". Binnen die tijd werk je eraan. Het idee komt uit het projectwerk en wordt ook voor persoonlijke planning gebruikt.
Het verschil is subtiel en niet iedereen gebruikt de woorden hetzelfde. Als hulpmiddel: time blocking gaat over wanneer, timeboxing over hoe lang. Je kunt ze combineren: je reserveert een blok in je agenda en geeft de taak daarin een tijdlimiet. Timeboxing helpt ook tegen perfectionisme, omdat je stopt als de tijd om is.
Laat ruimte voor het onverwachte
Elke dag gebeurt er iets wat je niet had gepland: een telefoontje, een probleem, een collega die even iets vraagt. Plan je alles tot op de minuut, dan loopt je dag vast. Zet daarom een of twee lege blokken in je dag. Hoeveel je nodig hebt, hangt af van je werk. Je tijdlog uit les 1 laat zien hoeveel onverwachte dingen je op een gewone dag hebt. Heb je ze niet nodig, dan gebruik je ze voor een taak die is blijven liggen.
Voorbeeld van een week
Dit is een bedacht voorbeeld voor Jeroen, die kantoorwerk doet. Het is geen voorschrift.
| Moment | Maandag | Woensdag | Vrijdag |
|---|---|---|---|
| 9.00 tot 11.00 | Verslag schrijven (blok) | Verslag schrijven (blok) | Weekplanning maken en terugkijken |
| 11.00 tot 11.30 | |||
| 11.30 tot 12.30 | Overleg | Vrij: onverwachte dingen | Overleg |
| 13.30 tot 15.00 | Klantcontact | Cursus uitzoeken (30 minuten) | Opruimen en administratie |
| 15.00 tot 16.00 | Vrij: onverwachte dingen | Klantcontact | Vrij: onverwachte dingen |
Let op: een planning is een plan, geen contract. Loopt iets anders, dan pas je hem aan. Een planning die steeds mislukt, is meestal te vol. Maak hem dan lichter in plaats van jezelf streng toe te spreken.
Probeer het zelf
- Pak een papieren weekoverzicht of teken er een, met een kolom per dag.
- Zet je vaste afspraken erin.
- Kies twee belangrijke taken en geef elk een blok met een tijdlimiet (timebox).
- Zet in elke dag minstens één leeg blok voor het onverwachte.
- Kijk aan het eind van de week wat klopte en wat niet.
Onthoud
- Een lijst zegt wat, een planning zegt wanneer.
- Time blocking: een blok in je agenda voor een soort werk. Timeboxing: een tijdlimiet voor een taak.
- Plan een vast moment voor je weekplanning.
- Laat ruimte vrij voor het onverwachte.
Check jezelf
Wat is timeboxing?
Een taak vooraf een maximale tijd geven en binnen die tijd werken.
Waarom laat je lege blokken in je dag?
Omdat er altijd iets onverwachts gebeurt. Zonder ruimte loopt je planning vast.
Wanneer maak je een weekplanning?
Op een vast moment, bijvoorbeeld vrijdagmiddag of zondagavond.
Veelgestelde vragen
Hoe maak je een weekplanning?
Kies vooraf een vast moment, bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Schrijf op wat volgende week echt moet, reserveer tijd in je agenda en laat ruimte vrij voor onverwachte dingen.
Wat is timeboxing?
Timeboxing betekent dat je vooraf een maximale tijd aan een taak geeft en binnen die tijd werkt. Is de tijd om, dan stop je of beslis je bewust om door te gaan.
Wat is het verschil tussen timeboxing en time blocking?
De woorden lopen door elkaar. Een handige onderscheiding: bij time blocking reserveer je een blok in je agenda voor een soort werk (wanneer), bij timeboxing geef je een taak een tijdlimiet (hoe lang).
Hoeveel ruimte laat je vrij in je planning?
Dat verschilt per baan en per dag. Heb je veel onderbrekingen, laat dan meer ruimte vrij. Kijk naar je tijdlog uit les 1 om te zien hoeveel je nodig hebt.