Timemanagement: les 7 van 8, Het Pareto-principe
Het Pareto principe: de 80/20 regel voor je tijd
Voel je dat je de hele dag bezig bent, maar dat maar een paar dingen echt iets opleveren? Dan is het Pareto principe iets voor jou. Je leert in deze les wat de 80/20 regel is, hoe je er je belangrijkste taken mee vindt en wat "eat the frog" betekent.
Wat is het Pareto principe?
De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto zag dat een klein deel van de mensen een groot deel van de grond bezat. De bekende verhouding is ongeveer 80 procent door 20 procent. Later maakte Joseph Juran, die werkte aan kwaliteit in bedrijven, het idee bekend. Hij sprak van "de vitale paar" en "de nuttige velen". Zo ontstond de naam Pareto principe, ook wel de 80/20 regel genoemd.
In gewone taal: een klein deel van wat je doet, levert vaak het grootste deel van het resultaat op.
Wat de regel wel en niet zegt
| Het zegt wel | Het zegt niet |
|---|---|
| Een klein deel van je werk heeft vaak veel effect | Dat het altijd precies 80/20 is |
| Het loont om te zoeken naar dat belangrijke deel | Dat de rest waardeloos is |
| Het is een patroon dat je vaak ziet | Dat het een wet van de natuur is |
Zie het dus als vuistregel: een handig beginpunt om na te denken, geen bewezen wetmatigheid. De verdeling kan ook 70/30 of 90/10 zijn. Ook hoeven de twee getallen niet bij elkaar op 100 uit te komen, het zijn twee losse maten. Het zegt ook niet dat je 80 procent van je werk kunt weglaten. Veel van dat "kleine" werk moet gewoon gebeuren.
Je belangrijkste taken vinden
Zo pas je het toe op je eigen werk:
- Schrijf op waar je de afgelopen weken je tijd aan besteedde. Je tijdlog uit les 1 helpt daarbij.
- Zet erbij wat het oplevert: een tevreden klant, een afgerond project, geld, rust.
- Kijk welke paar dingen het meeste opleveren. Dat zijn je "vitale paar".
- Geef die als eerste een plek in je planning.
- Kijk bij de rest: kan het korter, door een ander, of kun je het schrappen?
Een voorbeeld: Jeroen ziet dat twee van zijn tien klanten het grootste deel van zijn werkplezier en zijn inkomsten geven. Hij besluit meer tijd aan die twee te besteden en minder aan klanten die veel vragen en weinig opleveren. Dit is een bedacht voorbeeld, geen meting.
Let op: iets wat weinig oplevert, hoeft niet onbelangrijk te zijn. Belasting betalen of de administratie doen levert niets op, maar moet wel. Combineer het Pareto principe daarom met de Eisenhower-matrix.
Eat the frog: de moeilijkste taak eerst
De uitdrukking "eat the frog" betekent: doe je lastigste taak als eerste. De kikker is de taak waar je het meest tegenop ziet. Wie dat 's ochtends doet, heeft het gehad en kan daarna met een licht gevoel verder.
De uitdrukking wordt vaak aan de schrijver Mark Twain toegeschreven, maar daar is geen bewijs voor. De gedachte is veel ouder: een Franse schrijver, Nicolas Chamfort, schreef al eind achttiende eeuw iets vergelijkbaars over een pad slikken. Als werkwijze werd het bekend door Brian Tracy in het boek Eat That Frog!. Hij raadt aan elke dag je belangrijkste, meest vermeden taak als eerste te doen.
Zo pas je het toe:
- Kies de avond ervoor je kikker. Dat is meestal een taak die belangrijk is en die je al een tijdje voor je uit schuift.
- Begin de volgende ochtend ermee, voor je mail of berichten.
- Is de taak groot, begin dan met een klein stuk. Bijvoorbeeld met een pomodoro van 25 minuten.
Tip: kies per dag maar één kikker. Lukt het steeds niet om te beginnen, kijk dan naar les 8 over uitstelgedrag.
Probeer het zelf
- Schrijf tien dingen op waar je deze week mee bezig was.
- Omcirkel de twee of drie die het meeste opleveren. Noteer waarom.
- Kies je kikker voor morgen: de taak waar je het meest tegenop ziet maar die ertoe doet.
- Schrijf hem op een briefje en leg het naast je laptop of telefoon.
Onthoud
- Het Pareto principe (80/20 regel): een klein deel van je inspanning levert vaak het grootste deel van het resultaat op.
- Het is een vuistregel en geen wet. De getallen kunnen anders zijn.
- Eat the frog: doe je moeilijkste of meest uitgestelde taak als eerste.
- Weinig opleveren betekent niet dat iets niet hoeft.
Check jezelf
Wat zegt de 80/20 regel in gewone taal?
Een klein deel van wat je doet levert vaak het grootste deel van het resultaat op.
Is de 80/20 regel een natuurwet?
Nee. Het is een vuistregel en het kan ook 70/30 of 90/10 zijn.
Wat is "de kikker" bij eat the frog?
De taak waar je het meest tegenop ziet. Die doe je als eerste.
Veelgestelde vragen
Wat is het Pareto principe?
Het Pareto principe, of de 80/20 regel, is een vuistregel: ongeveer 80 procent van het resultaat komt vaak uit 20 procent van de inspanning. Het is een patroon dat je vaak ziet, geen natuurwet.
Moet het altijd precies 80/20 zijn?
Nee. De getallen zijn een voorbeeld. De verdeling kan ook 70/30 of 90/10 zijn. Het gaat om het idee dat een klein deel vaak het grootste effect heeft.
Wat betekent eat the frog?
Eat the frog betekent dat je je moeilijkste of meest uitgestelde taak als eerste van de dag doet, zodat de rest van de dag lichter voelt.
Wie zei eat the frog?
De uitdrukking wordt vaak aan Mark Twain toegeschreven, maar dat is niet bewezen. Als methode werd het bekend door het boek Eat That Frog! van Brian Tracy.