Timemanagement: les 8 van 8, Uitstelgedrag, focus en nee zeggen
Uitstelgedrag aanpakken: beginnen, focussen en nee zeggen
Je weet wat je moet doen en toch begin je er niet aan. Dat is uitstelgedrag, en het overkomt bijna iedereen. In deze slotles leer je wat je eraan kunt doen, hoe je geconcentreerd werkt (deep work) en hoe je nee zegt. Ook kies je welke methodes uit de cursus jij gaat gebruiken.
Waarom stellen we uit?
Uitstellen is meestal een gewone reactie, geen kenmerk van wie je bent. Veel voorkomende redenen:
- De taak is onprettig, saai of eng, dus je ontwijkt hem.
- De taak is vaag. Je weet niet waar je moet beginnen.
- De taak is te groot. Het voelt als een berg.
- Je wilt het perfect doen en begint daarom liever niet.
- Afleiding is makkelijker: een berichtje lezen kost minder moeite dan een lastige taak.
Dit zijn alledaagse verklaringen, geen diagnoses. Heb je langere tijd last van klachten, zoals aanhoudende somberheid of onrust, praat er dan met je huisarts over.
Wat helpt?
- 1Eerste stap kleinVijf minuten schrijven
- 2Taak concreetSchrijf op wat je doet
- 3Een moment gevenZet hem in je agenda
- 4Lastigste eerstEat the frog
- 5Afleiding wegTelefoon uit het zicht
Maak de eerste stap klein. Niet "het verslag schrijven", maar "het document openen en een titel typen" of "vijf minuten schrijven". Eenmaal begonnen gaat het vaak vanzelf verder. Je pomodoro van 25 minuten is ook zo'n kleine stap.
Maak de taak concreet. Schrijf op wat je precies doet, zoals je in les 5 leerde.
Geef de taak een moment. Zet hem in je agenda, zoals in les 6.
Doe de lastigste taak eerst. Zie eat the frog in les 7.
Haal afleiding weg. Telefoon uit het zicht, meldingen uit, mail dicht en een opgeruimd bureau. Het scheelt veel als de afleiding niet in de buurt is.
Geconcentreerd werken: deep work
De term deep work werd bekend door Cal Newport in zijn boek met die naam. Hij bedoelt werk dat je met volle concentratie doet, zonder afleiding, en dat je hersenen echt uitdaagt. Het tegenovergestelde is shallow work: licht werk zoals mail, formulieren en regelzaken, dat je vaak tussendoor doet.
Je hoeft niet de hele dag diep te werken. Een praktische manier is een vast blok per dag, bijvoorbeeld twee uur aan het begin van de ochtend, waarin je niets anders doet. Plan dat blok in je agenda en vertel collega's wanneer je niet bereikbaar bent. De Pomodoro-techniek is een goed begin: een blok van 25 minuten is al een vorm van geconcentreerd werken.
Nee zeggen
Elke ja is ook een nee tegen iets anders. Zeg je ja op een extra klus, dan gaat dat ten koste van je eigen planning. Nee zeggen hoeft niet onaardig te zijn:
- Zeg kort wat je niet kunt: "Dat past deze week niet."
- Geef zo nodig een korte reden, zonder lang te rechtvaardigen.
- Bied een alternatief: "Volgende week donderdag kan ik het wel."
- Vraag bij een extra klus: "Wat moet ik dan laten liggen?"
Tip: zeg niet meteen ja of nee. "Ik kijk even in mijn agenda en laat het je vandaag weten" geeft je tijd om na te denken.
Kies je eigen systeem
Je hoeft niet alles uit deze cursus te gebruiken. Dit is een overzicht om uit te kiezen:
| Je probleem | Methode | Les |
|---|---|---|
| Ik weet niet wat eerst moet | Eisenhower-matrix | Les 2 |
| Mijn doel is vaag | SMART-doelen | Les 3 |
| Ik word steeds afgeleid | Pomodoro-techniek | Les 4 |
| Mijn hoofd zit vol | To-do-lijst, Getting Things Done | Les 5 |
| Mijn week loopt uit | Planning, timeboxing | Les 6 |
| Ik doe te veel kleine dingen | Pareto-principe, eat the frog | Les 7 |
Probeer het zelf
- Kies een taak die je uitstelt en schrijf op waarom, in een zin.
- Bedenk de kleinste eerste stap, van maximaal vijf minuten.
- Haal één afleiding weg: bijvoorbeeld je telefoon in een andere kamer.
- Doe die stap nu. Kijk daarna of je wilt doorgaan.
- Kies uit het overzicht twee methodes die je de komende maand gaat proberen.
Onthoud
- Uitstellen komt door onprettige, vage of grote taken, perfectionisme of afleiding. Het is een gewone reactie.
- Begin met een heel kleine eerste stap en haal afleiding weg.
- Deep work is geconcentreerd werken zonder afleiding. Plan er een vast blok voor.
- Nee zeggen kan vriendelijk, met een alternatief.
- Kies uit deze cursus de methodes die bij jou passen.
Check jezelf
Wat is een goede eerste stap bij uitstelgedrag?
Een heel kleine stap, zoals vijf minuten beginnen of het document openen.
Wat is deep work?
Geconcentreerd werken zonder afleiding aan een taak die je hersenen echt uitdaagt.
Hoe zeg je netjes nee?
Kort, zonder lang uitleggen, het liefst met een alternatief.
Veelgestelde vragen
Waarom stel ik dingen uit?
Vaak omdat een taak onprettig, vaag of te groot voelt, of omdat afleiding makkelijker is. Dat overkomt bijna iedereen. Het zegt niets over wie je bent.
Wat kan ik doen tegen uitstelgedrag?
Maak de eerste stap zo klein dat je hem bijna niet kunt weigeren, haal afleiding weg en geef jezelf een vaste tijd om te beginnen.
Wat is deep work?
Deep work is geconcentreerd werken zonder afleiding aan een taak die je hersenen echt uitdaagt. De term werd bekend door het boek Deep Work van Cal Newport.
Hoe zeg je netjes nee?
Zeg kort wat je niet kunt, geef zo nodig een reden en bied een alternatief aan, zoals een ander moment. Niet te lang uitleggen.