Timemanagement: les 5 van 8, Een to-do-lijst die werkt
To do lijst maken: zo werkt een lijst die je helpt
Je hebt een to do lijst, maar die wordt alleen maar langer. Een lijst helpt pas als hij klopt en als je er dagelijks mee werkt. In deze les leer je een to do lijst maken die werkt, aan de hand van de vijf stappen van Getting Things Done en de tweeminutenregel.
Waarom een lijst helpt
Alles wat je moet onthouden, neemt ruimte in je hoofd in. Schrijf je het op, dan hoef je het niet meer te onthouden. Een goede lijst geeft rust, omdat je weet dat niets verloren gaat. Maar een slechte lijst, met vage taken als "website" of "belasting", stresseert alleen maar. Wat doe je dan precies?
Een goede taak op je lijst is een concrete actie: een stap die je kunt uitvoeren en die met een werkwoord begint. Dus niet "tandarts", maar "tandarts bellen voor een afspraak". Niet "verjaardag moeder", maar "cadeau kopen voor mama".
Getting Things Done in vijf stappen
David Allen schreef het boek Getting Things Done (2001, herzien in 2015). Zijn werkwijze heet ook wel GTD. Het uitgangspunt: je hoofd is bedoeld om na te denken, niet om te onthouden. Je gebruikt een systeem buiten je hoofd, bijvoorbeeld papier. De werkwijze bestaat uit vijf stappen.
- 1VastleggenAlles op één plek opschrijven
- 2VerduidelijkenIs het iets om te doen? Eerste stap?
- 3OrdenenOp de juiste lijst of in je agenda
- 4TerugkijkenRegelmatig je lijsten doorlopen
- 5DoenKiezen wat je nu doet
| Stap | Engelse naam | Wat doe je? |
|---|---|---|
| 1. Vastleggen | capture | Alles wat je aandacht vraagt, schrijf je op één plek op. |
| 2. Verduidelijken | clarify | Je beslist per punt: is het iets om te doen? Zo ja, wat is de eerste concrete stap? |
| 3. Ordenen | organize | Je zet elk punt op de juiste lijst of in je agenda. |
| 4. Terugkijken | reflect | Je kijkt regelmatig je lijsten door en werkt ze bij. |
| 5. Doen | engage | Je kiest met vertrouwen wat je nu gaat doen. |
Stap voor stap uitgelegd
Vastleggen. Schrijf alles op wat in je hoofd rondspookt: klusjes, ideeën, dingen die je nog moet regelen. Een los papier of schrift is genoeg. Je hoeft nog niets te ordenen.
Verduidelijken. Loop je lijst door. Is het iets wat je kunt doen? Dan bepaal je de eerstvolgende stap. Is het niets om te doen, dan gooi je het weg, bewaar je het als naslag of zet je het op een "misschien later"-lijst.
Ordenen. Een afspraak komt in je agenda. Taken die zo snel mogelijk moeten, komen op je lijst met acties. Dingen waarop je op een ander wacht, zet je op een aparte lijst. Een taak met meerdere stappen is een project: je schrijft het doel op en daarbij de eerstvolgende stap.
Terugkijken. Neem elke week een vast moment om je lijsten door te lopen. Streep af wat klaar is, voeg nieuwe dingen toe en kijk wat je volgende week gaat doen.
Doen. Je kiest wat je nu doet op basis van je tijd, je energie en hoe belangrijk het is. Dat laatste kun je bepalen met de Eisenhower-matrix.
De tweeminutenregel
Bij het verduidelijken pas je de tweeminutenregel toe: kost een taak minder dan twee minuten, dan doe je hem meteen. Opschrijven en later oppakken kost dan meer tijd dan het gewoon doen. Denk aan een korte mail beantwoorden of een formulier ondertekenen.
Let op: de regel is voor kleine taken. Wie hem te ruim neemt, is de hele dag met kleinigheden bezig en komt aan de belangrijke dingen niet toe. Staat je Pomodoro te lopen, dan noteer je de kleinigheid en doe je hem daarna.
Een voorbeeldlijst
| Niet zo handig | Beter |
|---|---|
| Vakantie | Drie hotels opzoeken en het goedkoopste noteren |
| Verslag | De inleiding van het verslag schrijven (30 minuten) |
| Auto | De garage bellen voor een afspraak voor de APK |
Tip: houd de lijst voor vandaag kort. Drie tot vijf dingen is genoeg. Alles wat je niet vandaag doet, staat op een andere lijst. Zo zie je je dag in een oogopslag, en je kunt er vervolgens in les 6 tijd voor reserveren.
Probeer het zelf
- Neem tien minuten en schrijf alles op wat in je hoofd zit. Niet ordenen, alleen opschrijven.
- Loop de lijst door. Maak van elk punt een actie met een werkwoord.
- Doe alles wat korter dan twee minuten duurt meteen.
- Kies voor morgen drie dingen uit en schrijf ze op een apart blaadje.
Onthoud
- Een goede taak is een concrete actie die met een werkwoord begint.
- Getting Things Done is van David Allen. De vijf stappen: vastleggen, verduidelijken, ordenen, terugkijken, doen.
- De tweeminutenregel: duurt het korter dan twee minuten, doe het meteen.
- Kijk elke week je lijsten door en houd de lijst voor vandaag kort.
Check jezelf
Wat is de eerste stap van Getting Things Done?
Vastleggen (capture): alles wat je aandacht vraagt opschrijven op een plek.
Wat is een betere formulering dan "belasting"?
Een concrete actie, zoals "inloggen en de papieren klaarleggen voor de aangifte".
Wat zegt de tweeminutenregel?
Kost een taak minder dan twee minuten, dan doe je hem meteen.
Veelgestelde vragen
Wat is Getting Things Done?
Getting Things Done (kort GTD) is een werkwijze van David Allen om alles wat je moet doen buiten je hoofd te zetten en te ordenen. Het boek verscheen in 2001.
Wat zijn de vijf stappen van GTD?
Vastleggen (capture), verduidelijken (clarify), ordenen (organize), terugkijken (reflect) en doen (engage).
Wat is de tweeminutenregel?
Kost een taak minder dan twee minuten, dan doe je hem meteen in plaats van hem op een lijst te zetten.
Hoe maak je een goede to do lijst?
Zet er concrete acties op die met een werkwoord beginnen, houd de lijst voor vandaag kort en kies bovenaan de belangrijkste taken.