Leidinggeven: les 4 van 9, Delegeren
Delegeren: taken uit handen geven zonder de grip te verliezen
Sanne wil alles zelf doen, want "dan weet ik zeker dat het goed gaat". Na twee weken zit ze elke avond te werken. Dat kan beter. In deze les leer je delegeren, ofwel werk uit handen geven aan je team, en je ziet wat micromanagement is en hoe je het voorkomt.
Wat is delegeren?
Delegeren is werk, beslissingen en bijbehorende verantwoordelijkheid toevertrouwen aan een ander. Je geeft dus niet alleen een klus door, maar ook de ruimte om zelf te beslissen hoe hij gedaan wordt. Eén ding blijft bij jou: als leidinggevende blijf je eindverantwoordelijk voor het resultaat. Een bekende gedachte is verder dat verantwoordelijkheid zonder bevoegdheid weinig zin heeft. Wie een taak krijgt, moet dus ook de ruimte krijgen om hem uit te voeren.
Delegeren is iets anders dan werk "afschuiven". Je kiest bewust een taak, een persoon en een afspraak over het resultaat.
Waarom delegeren loont
- Je krijgt tijd voor werk dat alleen jij kunt doen, zoals gesprekken voeren en richting geven.
- Je teamleden leren nieuwe dingen en groeien.
- Je laat zien dat je ze vertrouwt.
Er zijn ook risico's: er kan iets misgaan en je hebt minder directe controle. Daarom is een goed plan belangrijk.
Delegeren in vijf stappen
De volgorde hieronder is een handige samenvatting van wat delegeren volgens de gangbare uitleg nodig heeft: een duidelijk resultaat, bevoegdheid, afspraken over verantwoording en steun. Het is geen officieel model.
- 1Kies de taakWat kan een ander doen?
- 2Kies de persoonWie kan het, of wil het leren?
- 3Maak het resultaat helderWat moet er klaar zijn en wanneer?
- 4Geef ruimte en middelenTijd, toegang en eigen keuzes
- 5Spreek een checkmoment afWanneer kijk je samen?
Let op stap 3: zeg wat je wilt zien, en laat het hoe zo veel mogelijk aan de ander. Zeg dus niet "doe eerst dit, dan dat", maar "ik wil een lijst met alle open retouren, voor vrijdag". Stap 4 en 5 horen bij elkaar. Je geeft ruimte, en je spreekt af wanneer je kijkt. Dan hoef je niet de hele tijd over de schouder mee te kijken.
Wat is micromanagement?
Micromanagement is te veel letten op en controleren van het werk van anderen, vooral op kleine details. Een micromanager kijkt naar elke stap, in plaats van naar het resultaat, en geeft weinig beslissingsruimte. Genoemde oorzaken zijn onder meer behoefte aan controle, onzekerheid, strakke deadlines, slecht delegeren en weinig vertrouwen.
Het gevolg is vaak dat alles trager gaat. Medewerkers wachten op goedkeuring en durven minder zelf te beslissen. Herken je dit bij jezelf? Dan heb je vaak vooral te weinig afgesproken over resultaat en checkmomenten.
Let op: delegeren is niet "los laten en hopen". Kijk op de afgesproken momenten of het goed gaat. Pas als er echt iets afwijkt, ga je dieper kijken. Meer over het kiezen van de juiste mate van sturing lees je in les 3.
Sanne delegeert de retouren
Sanne geeft Pieter de taak om alle open retouren bij te houden. Het resultaat is helder: elke vrijdag een lijst. Ze laat hem vrij in hoe hij dat doet. Ze spreekt af dat ze elke maandag samen kijken hoe het gaat. Pieter voelt zich serieus genomen, en Sanne heeft weer een uur per week voor het team.
Aisha is nieuw. Sanne geeft haar een kleinere taak met meer uitleg en vaker een checkmoment. Hoe je dat afstemt op iemands niveau staat in situationeel leidinggeven.
Probeer het zelf
- Schrijf alles op wat je deze week doet. Zet een streepje bij taken die ook een ander kan doen.
- Kies één taak om te delegeren en een persoon die het kan of wil leren.
- Schrijf het gewenste resultaat op in één zin, met een datum.
- Spreek een checkmoment af en bespreek de taak met de persoon.
Onthoud
- Delegeren is werk en beslissingsruimte toevertrouwen aan een ander. Jij blijft eindverantwoordelijk.
- Vijf stappen: taak kiezen, persoon kiezen, resultaat helder maken, ruimte en middelen geven, checkmoment afspreken.
- Zeg wat je wilt zien, niet hoe het moet.
- Micromanagement is te veel letten op details en stappen in plaats van op het resultaat.
Check jezelf
Wie blijft eindverantwoordelijk als je delegeert?
Jij, de leidinggevende.
Wat zeg je bij delegeren: wat je wilt zien of hoe het moet?
Vooral wat je wilt zien. Het hoe laat je zo veel mogelijk aan de ander.
Wat is micromanagement?
Te veel controleren en bemoeien met kleine details en stappen van het werk van anderen.
Veelgestelde vragen
Wat is delegeren?
Delegeren is werk en bijbehorende beslissingen toevertrouwen aan iemand anders. Jij blijft eindverantwoordelijk voor het resultaat, de ander voert uit en beslist binnen de afgesproken ruimte.
Hoe delegeer je goed?
Maak duidelijk welk resultaat je wilt, geef de juiste ruimte en middelen mee en spreek af wanneer je kijkt hoe het gaat. Daarna laat je de ander zelf bepalen hoe hij het aanpakt.
Wat is micromanagement?
Micromanagement is te veel letten op en controleren van de details van het werk van anderen. De leidinggevende bemoeit zich met elke stap in plaats van met het resultaat.
Waarom vinden leidinggevenden delegeren moeilijk?
Vaak denken ze dat ze het zelf sneller of beter kunnen, of ze zijn bang voor fouten. Slecht delegeren en weinig vertrouwen worden ook genoemd als oorzaken van micromanagement.