Leidinggeven: les 6 van 9, Het functioneringsgesprek
Functioneringsgesprek voeren: zo bereid je het voor en bouw je het op
Voor veel nieuwe leidinggevenden is het eerste functioneringsgesprek spannend. Wat zeg je, en hoe doe je dat zonder dat het ongemakkelijk wordt? In deze les leer je wat een functioneringsgesprek is, hoe het verschilt van een beoordelingsgesprek en een voortgangsgesprek en hoe je het in drie stappen aanpakt.
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen jou en een medewerker over hoe het werk gaat en hoe jullie samenwerken. Het is geen proefwerk. Het gaat ook niet alleen over de medewerker: jij kijkt ook naar jouw eigen rol. Het gesprek is bedoeld om te leren, bij te sturen en afspraken te maken voor de komende tijd. De gedachte is dat je als gelijken praat en dat beide kanten onderwerpen mogen inbrengen. Hoe vaak je zo'n gesprek voert, verschilt per organisatie: soms een keer per jaar, soms vaker.
Functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek en voortgangsgesprek
| Soort gesprek | Waar gaat het over? | Sfeer |
|---|---|---|
| Functioneringsgesprek | Hoe gaat het en wat heb je nodig? Ontwikkeling en afspraken | Open en tweezijdig |
| Beoordelingsgesprek | Een oordeel over een afgelopen periode | Formeler |
| Voortgangsgesprek | Even bijpraten tussendoor, hoe staat het ervoor? | Kort en informeel |
Let op: organisaties gebruiken deze woorden verschillend. Soms is een voortgangsgesprek hetzelfde als een functioneringsgesprek. Vraag dus bij je HR-afdeling of je leidinggevende hoe het bij jullie werkt. Over wat er juridisch of administratief aan vastzit, praat je ook met HR of een jurist.
Drie stappen: voorbereiden, voeren, vervolg
- 1VoorbereidenTerugkijken en voorbeelden zoeken
- 2Gesprek voerenLuisteren, vragen en concreet zijn
- 3Afspraken en vervolgVastleggen en later terugkomen
Stap 1: voorbereiden
- Kijk terug op eerdere afspraken en wat daarvan is gekomen.
- Schrijf drie dingen op die goed gaan en één of twee dingen die beter kunnen, elk met een concreet voorbeeld.
- Geef je medewerker vooraf een paar vragen, zodat hij of zij zich ook kan voorbereiden.
- Kies een rustige plek en plan genoeg tijd.
Stap 2: het gesprek voeren
Begin met een korte opening en vraag eerst hoe de ander het zelf ziet. Luister echt en onderbreek niet. Bespreek wat goed ging en wat beter kan. Gebruik concrete voorbeelden. Een handig hulpmiddel is de STAR-methode: beschrijf de situatie, de taak, wat iemand deed (actie) en wat het resultaat was. Zo praat je over gedrag en niet over karakter. Zeg dus "in de klachtenmail van dinsdag gaf je geen datum, daardoor belde de klant opnieuw", en niet "je bent slordig".
Stap 3: afspraken en vervolg
Sluit af met een paar duidelijke afspraken: wat gaat wie wanneer doen? Leg ze kort vast, zodat je ze later kunt terugvinden. Plan een korte terugkomer, bijvoorbeeld een voortgangsgesprek over een paar weken. Zo blijft het geen jaarlijks ritueel.
Let op: deze cursus geeft geen juridisch of arbeidsrechtelijk advies. Gaat het gesprek over zaken als contract, beloning of ernstige problemen, vraag dan eerst na bij je HR-afdeling of een jurist.
Sanne voert haar eerste gesprek
Sanne bereidt een gesprek met Joris voor. Hij is stil en twijfelt snel aan zichzelf. Ze schrijft drie sterke punten op, waaronder dat hij klachten rustig afhandelt. Ze begint met de vraag: "Waar ben je deze maand trots op?" Joris vertelt dat hij een lastige klant heeft gerustgesteld. Sanne vraagt wat hij nodig heeft om vaker zijn mening te geven in het teamoverleg. Samen spreken ze af dat Joris volgende maand één agendapunt inbrengt. Over een paar weken komen ze erop terug. Dit past bij wat je in de les over motiveren leerde: iemand die zich gezien voelt, doet meer uit zichzelf. Wil je ook coachend vragen stellen? Zie dan de les over het GROW-model.
Probeer het zelf
- Kies een teamlid, of een collega, met wie je binnenkort praat.
- Schrijf drie dingen op die goed gaan, elk met een voorbeeld.
- Schrijf één verbeterpunt op volgens de STAR-methode: situatie, taak, actie en resultaat.
- Bedenk twee open vragen, zoals "Wat gaat goed?" en "Wat heb je van mij nodig?".
Onthoud
- Een functioneringsgesprek is een open gesprek over hoe het gaat, met ontwikkeling en afspraken.
- Een beoordelingsgesprek is formeler en gaat over een oordeel. Een voortgangsgesprek is korter.
- Organisaties gebruiken de woorden verschillend: vraag na wat jouw organisatie bedoelt.
- Drie stappen: voorbereiden, voeren, afspraken en vervolg.
- Praat over gedrag en voorbeelden, bijvoorbeeld met de STAR-methode.
- Voor regels vraag je HR of een jurist.
Check jezelf
Wat is het verschil tussen een functionerings- en een beoordelingsgesprek?
Het functioneringsgesprek is een open, tweezijdig gesprek over hoe het gaat. Het beoordelingsgesprek is formeler en gaat over een oordeel.
Waar staat STAR voor?
Situatie, taak, actie en resultaat.
Bij wie vraag je na wat voor regels gelden?
Bij je HR-afdeling of een jurist.
Veelgestelde vragen
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen leidinggevende en medewerker over hoe het werk gaat en hoe jullie samenwerken. Het draait om ontwikkeling en afspraken voor de toekomst.
Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een open gesprek over hoe het gaat, van twee kanten. Een beoordelingsgesprek is formeler en gaat over een oordeel over een afgelopen periode. Organisaties gebruiken de woorden niet altijd hetzelfde, dus vraag na wat jouw organisatie bedoelt.
Wat is een voortgangsgesprek?
Een voortgangsgesprek is meestal een korter en informeler gesprek tussendoor over hoe het gaat. Sommige organisaties gebruiken het woord ook voor het functioneringsgesprek.
Hoe bereid je een functioneringsgesprek voor?
Kijk terug op eerdere afspraken, schrijf concrete voorbeelden op van wat goed ging en wat beter kan, en bedenk vragen. Laat je medewerker zich ook voorbereiden.